Wenn Sie einen Meldestellenbeauftragten in Ihrem Unternehmen ernennen um das Hinweisgebersystem zu bedienen, ist es wichtig, eine Vertraulichkeitsverpflichtung mit dieser Person abzuschließen. Dies stellt sicher, dass alle sensiblen Informationen, die im Rahmen der Tätigkeit als Meldestellenbeauftragter verarbeitet werden, streng vertraulich behandelt werden.
Gemäß § 8 des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) sollten Arbeitgeber ihre Fürsorgepflicht erfüllen, indem sie die betreffenden Beschäftigten über ihre Vertraulichkeitspflichten informieren.
Hier finden Sie ein Muster für eine Vertraulichkeitsvereinbarung, das Sie in Ihrem Unternehmen verwenden können:
Vertraulichkeitsverpflichtung für Beschäftigte in internen Meldestellen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz
Aufgabe der internen Meldestelle ist es, sog. Meldekanäle zu betreiben, über die sich Beschäftigte und dem Beschäftigungsgeber überlassene Leiharbeitnehmerinnen und Leiharbeitnehmer an die internen Meldestellen wenden können, um Informationen über Verstöße zu melden.
Diese Meldungen werden dann von der internen Meldestelle nach einem gesetzlich vorgegebenen Verfahren bearbeitet und erforderlichenfalls werden Folgemaßnahmen durch die interne Meldestelle getroffen.
➡ Sie sollen bei der Muster GmbH mit den Aufgaben einer internen Meldestelle betraut werden.
Ihre Vertraulichkeitspflichten
Wir weisen Sie in diesem Zusammenhang darauf hin, dass für Meldestellen besondere Vertraulichkeitspflichten bestehen, die sich im Einzelnen aus den §§ 8 und 9 HinSchG ergeben. Die Normen sind im Anhang zu dieser Verpflichtungserklärung abgedruckt.
Sie sind nach § 8 HinSchG verpflichtet, die Vertraulichkeit der Identität der folgenden Personen zu wahren:
- der hinweisgebenden Person, sofern die gemeldeten Informationen Verstöße betreffen, die in den Anwendungsbereich dieses Gesetzes fallen, oder die hinweisgebende Person zum Zeitpunkt der Meldung hinreichenden Grund zu der Annahme hatte, dass dies der Fall sei,
- der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, und
- der sonstigen in der Meldung genannten Personen.
Die Identität der in Ziff. 1-3 genannten Personen darf ausschließlich den Personen, die für die Entgegennahme von Meldungen oder für das Ergreifen von Folgemaßnahmen zuständig sind, sowie den sie bei der Erfüllung dieser Aufgaben unterstützenden Personen bekannt werden.
Eine Weitergabe an andere Personen ist grundsätzlich untersagt.
Ausnahmen von den Vertraulichkeitspflichten
In § 8 HinSchG sind eine Reihe von Ausnahmen von den Vertraulichkeitspflichten geregelt.
Ausnahmen vom Schutz der Vertraulichkeit der hinweisgebenden Person
Es besteht keine Vertraulichkeitspflicht für die Identität einer hinweisgebenden Person, wenn diese vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen über Verstöße meldet.
Informationen über die Identität einer hinweisgebenden Person oder über sonstige Umstände, die Rückschlüsse auf die Identität dieser Person erlauben, dürfen abweichend von den bestehenden Vertraulichkeitspflichten jeweils in folgenden Fällen an die zuständige Stelle weitergegeben werden:
- in Strafverfahren auf Verlangen der Strafverfolgungsbehörden,
- aufgrund einer Anordnung in einem einer Meldung nachfolgenden Verwaltungsverfahren, einschließlich verwaltungsbehördlicher Bußgeldverfahren,
- aufgrund einer gerichtlichen Entscheidung.
Die hinweisgebende Person ist in dabei vorab über die Weitergabe zu informieren. Hiervon ist abzusehen, wenn die Strafverfolgungsbehörde, die zuständige Behörde oder das Gericht der Meldestelle mitgeteilt hat, dass durch die Information die entsprechenden Ermittlungen, Untersuchungen oder Gerichtsverfahren gefährdet würden. Der hinweisgebenden Person sind mit der Information zugleich die Gründe für die Weitergabe schriftlich oder elektronisch darzulegen.
Ferner dürfen Informationen über die Identität der hinweisgebenden Person oder über sonstige Umstände, die Rückschlüsse auf die Identität der Person erlauben, weitergegeben werden, wenn dies
- die Weitergabe für Folgemaßnahmen erforderlich ist und
- die hinweisgebende Person zuvor in die Weitergabe eingewilligt hat.
Ausnahmen vom Schutz der Vertraulichkeit von Personen, die Gegenstand einer Meldung sind
Eine Weitergabe von Informationen zu Personen, die Gegenstand einer Meldung sind oder sonstige in einer Meldung genannte Personen ist abweichend von den Vertraulichkeitspflichten zulässig, wenn die Informationen in nachfolgenden Fällen an die jeweils zuständige Stelle weitergegeben werden:
- bei Vorliegen einer diesbezüglichen Einwilligung,
- von internen Meldestellen, sofern dies im Rahmen interner Untersuchungen bei dem jeweiligen Beschäftigungsgeber oder in der jeweiligen Organisationseinheit erforderlich ist,
- sofern dies für das Ergreifen von Folgemaßnahmen erforderlich ist,
- in Strafverfahren auf Verlangen der Strafverfolgungsbehörde,
- aufgrund einer Anordnung in einem einer Meldung nachfolgenden Verwaltungsverfahren, einschließlich verwaltungsbehördlicher Bußgeldverfahren,
- aufgrund einer gerichtlichen Entscheidung.
Sanktionen
Wir weisen zudem darauf hin, dass ein Verstoß gegen diese Vertraulichkeitspflichten nach § 40 Abs. 3 HinSchG eine Ordnungswidrigkeit darstellt, die mit einem Bußgeld von bis zu 50.000 € geahndet werden kann.
Verpflichtungserklärung
Ich habe die für meine Aufgaben in der internen Meldestelle bestehenden gesetzlichen Vertraulichkeitspflichten zur Kenntnis genommen.
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Ort, Datum