In den nationalen Whistleblower-Gesetzen aller EU-Länder gibt es grundsätzlich drei gesetzliche Fristen, die im Meldeprozess beachtet werden müssen. Diese Fristen dienen dazu, den reibungslosen Ablauf der Meldungen zu gewährleisten und die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen sicherzustellen.
Standardmäßig sind in whistly die deutschen Fristen hinterlegt. Sie werden automatisch per E-Mail benachrichtigt, wenn die Fristen für einen Hinweis ablaufen. Hier ist eine Übersicht der Fristen:
1. Eingangsbestätigung
Die Frist für die Eingangsbestätigung ist der Zeitraum, innerhalb dessen eine Organisation bestätigen muss, dass sie den eingehenden Hinweis erhalten hat. Dies stellt sicher, dass die Person, die den Hinweis gemeldet hat, eine Rückmeldung darüber erhält, dass ihre Meldung bei der Organisation eingegangen ist. Im Hinweisgeberschutzgesetz in Deutschland beträgt diese Frist zum Beispiel 7 Tage.
Zeitpunkt der Erinnerungsnachrichten:
- Ein Tag vor Ablauf der Frist
- Eine Woche nach Ablauf der Frist
- Wichtig: Im System kann man eine automatische Eingangsbestätigung aufsetzen, d.h. die Frist ist in diesem Fall "operativ" nicht relevant
2. Informieren über Folgemaßnahmen
Die Frist für das Informieren über Folgemaßnahmen legt fest, wie schnell die Organisation nach Eingang eines Hinweises Maßnahmen ergreifen muss. Dies könnte die Aufnahme einer internen Untersuchung, die Benachrichtigung relevanter Parteien oder andere Schritte zur Aufklärung des gemeldeten Vorfalls umfassen. Im Hinweisgeberschutzgesetz in Deutschland beträgt diese Frist zum Beispiel 3 Monate.
Zeitpunkt der Erinnerungsnachrichten:
- Ein Monat vor Ablauf der Frist
- Eine Woche vor Ablauf der Frist
- Eine Woche nach Ablauf der Frist
3. Löschung der Dokumentation
Die Frist für die Löschung der Dokumentation gibt an, wie lange die Organisation Aufzeichnungen und Dokumentationen im Zusammenhang mit dem gemeldeten Vorfall aufbewahren darf. Nach Ablauf dieser Frist müssen diese Unterlagen gelöscht werden, um die Privatsphäre und Vertraulichkeit der gemeldeten Informationen zu schützen. In Deutschland beträgt diese Frist zum Beispiel 3 Jahre nach Abschluss des Hinweises.
Zeitpunkt der Erinnerungsnachrichten:
- Am Tag der Löschfrist
- Eine Woche nach Löschfrist
Wie Sie die Fristen anpassen können
Falls Ihr Hinweis aus einer Gesellschaft im EU-Ausland stammt und die Fristen nicht mit der deutschen Gesetzgebung übereinstimmen (obwohl sie in den meisten Fällen identisch sind), bietet whistly die Möglichkeit, die Fristen flexibel anzupassen. Hier ist, wie Sie das tun können:
Hinweis öffnen: Klicken Sie auf den Hinweis, den Sie bearbeiten möchten, um weitere Details anzuzeigen.
Einstellungen öffnen: Auf der Detailseite des Hinweises finden Sie links ein Einstellungssymbol. Klicken Sie darauf, um die Einstellungen für diesen Hinweis zu öffnen.
Fristen anpassen: In den Einstellungen haben Sie die Möglichkeit, die jeweilige Frist gemäß den Anforderungen des nationalen Gesetzes einzugeben. Dies ermöglicht es Ihnen, die Frist für diesen spezifischen Hinweis individuell anzupassen.
Die Möglichkeit, Fristen anzupassen, bietet Ihnen die notwendige Flexibilität, um die nationalen Rechtsvorschriften zu erfüllen und sicherzustellen, dass Ihre Hinweisverarbeitung reibungslos verläuft, selbst wenn die Fristen nicht mit der deutschen Gesetzgebung übereinstimmen.
Zusätzlich erhalten Sie rechtzeitig Benachrichtigungen, um sicherzustellen, dass Sie den Status des Hinweises noch vor Ablauf der Frist anpassen können. Eine Übersicht der jeweiligen Fristen finden Sie auch in dem jeweiligen Hinweis und in Ihrem Kalender.