Die Abgabe von Hinweisen mit dem digitalen Hinweisgebersystem ist sehr einfach. Sobald Sie auf der digitalen Meldestelle des Unternehmens angekommen sind, finden Sie bereits erste wichtige Informationen.
Video: Einführung Hinweisgebersystem
Informationen
Lesen Sie sich die Häufig gestellten Fragen durch, um Informationen zu den Hinweisabgabe Prozessen des Unternehmens zu erfahren.
Im nächsten Schritt klicken Sie auf den mittigen Knopf Hinweis abgeben, wie auf dem Bild dargestellt:
Nun öffnet sich eine neue Seite mit einem Sicherheitshinweis. Sie müssen diesem und den Datenschutzbestimmungen des Unternehmens zustimmen, bevor Sie mit der Hinweisabgabe fortfahren können.
Identität
Als nächstes können Sie entscheiden, ob Sie den Hinweis unter Ihrem Namen oder anonym abgeben möchten:
- Wenn Sie Ihre Identität offenlegen möchten, klicken Sie auf Ja und Weiter
- Falls Sie anonym bleiben möchten, klicken Sie auf Nein und Weiter.
Hinweise nicht-anonym abgeben
Nun können Sie in dem Hinweisgebersystem ein Profil anlegen: Mit Ihrer E-Mail und Ihrem Passwort können Sie nach der Einreichung den Status des Hinweises überprüfen und mit den Meldestellenbeauftragten des Unternehmens kommunizieren.
Wenn Sie alles eingegeben haben, klicken Sie auf Weiter und Sie werden zum Hinweisformular weitergeleitet.
Hinweise anonym abgeben
Bei der anonymen Meldung müssen Sie keine persönlichen Daten hinterlassen. Nach Abgabe des Hinweises wird Ihnen eine zufällig generierte E-Mail-Adresse zugewiesen. Zusammen mit einem selbstgewählten Passwort, das Sie in den dafür vorgesehenen Eingabefeldern festlegen, ermöglicht Ihnen diese Kombination, den Status Ihres Hinweises kontinuierlich zu überprüfen.
Hinweisformular
Nun kommen wir zum Herzstück des digitalen Hinweisgebersystems: Dem Hinweisformular. Hier können Sie verschiedene Informationen bereitstellen, die den Fallbearbeitern dabei helfen, Ihren Hinweis zu bearbeiten:
- Betreff des Hinweis: Bitte geben Sie einen kurzen Betreff für Ihren Hinweis ein, der das Thema präzise beschreibt.
- Kategorie des Hinweises: Bitte halten Sie sich an die vorgegebenen Hinweiskategorien. Falls Ihr Thema nicht unter eine der genannten Kategorien fällt, wenden Sie sich bitte an die hierfür zuständige Stelle. Beim anklicken der Kategorie, erscheint ein neues Fenster mit der Beschreibung der Hinweiskategorie
- Betroffener Bereich des Unternehmens: Bitte geben Sie den Namen der Abteilung oder des Unternehmensbereichs an, in dem der Vorfall stattgefunden hat oder vermutet wird.
- Involvierte Personen (optional): Falls Sie wissen welche Personen, in dem Vorfall involviert waren oder sein könnten, geben Sie bitte ihre Namen ein.
- Zeitpunkt des Vorfalls: Falls es um eine Handlung über einen längeren Zeitraum geht, geben Sie bitte den Zeitpunkt an zu dem Ihnen das Geschehen das erste mal aufgefallen ist.
- Hinweisbeschreibung: Bitte beschreiben Sie den Vorfall und die handelnden Personen so detailliert wie möglich. Dieser Text wird anschließend anonymisiert: Alle Buchstaben werden kleingeschrieben und Punktierungen werden entfernt.
- Dateien hochladen: Dateien mit maximal 5MB können dem Hinweis angehängt werden. Bitte achten Sie darauf, keine personenbezogenen Daten oder sensitive Informationen hochzuladen, die nicht für den Hinweis relevant sind.
Nach dem Sie die Felder ausgefüllt haben, klicken Sie auf den Knopf Hinweis abgegeben.
Eingangsbestätigung
Nach ein paar Sekunden erscheint die Eingangsbestätigung direkt auf dem Bildschirm. Notieren Sie sich die erscheinende E-Mail Adresse. Falls Sie direkt auf den Status des Hinweises zugreifen möchten, klicken Sie auf Bericht einsehen und Sie werden automatisch auf den Hinweis weitergeleitet.
Wichtig für anonyme Hinweisgeber: Bewahren Sie die angezeigte E-Mail Adresse sicher auf. Ohne Anmeldeinformationen können Sie nicht auf den Hinweis zugreifen.