Die Auswahl der Meldestellenbeauftragten (MSB) ist ein kritischer Schritt bei der Implementierung eines Hinweisgebersystem wie whistly. Die Meldestellenbeauftragten sind für die Bearbeitung von sachlich begründeten Hinweisen verantwortlich und stellt die interne Meldestelle in einem Unternehmen auf.
Gesetzliche Grundlagen
Hinweisgeberschutzgesetz
Gemäß § 15 des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) müssen MSBs unabhängig und frei von Interessenkonflikten sein. Sie müssen über die notwendige Fachkunde verfügen. Die Verschwiegenheit und Anonymität von Hinweisgebern und Dritten muss gemäß § 8 HinSchG gewährleistet sein.
Was ist ein MSB?
Der Meldestellenbeauftragte ist gemäß §14 HinSchG die vom Unternehmen ernannte (interne oder externe) Person, die für die Bearbeitung der Hinweise zuständig ist.
Anforderungen an den MSB
Fachliche Qualifikation
- Kenntnisse im Bereich Compliance und Recht
- Erfahrung im Umgang mit sensiblen Informationen
Persönliche Qualitäten
- Integrität und Vertrauenswürdigkeit
- Einfühlungsvermögen und Diskretion
Verschwiegenheit
Gemäß § 8 HinSchG muss der MSB die Anonymität der Hinweisgeber und Dritter sicherstellen, auch gegenüber dem eigenen Arbeitgeber.
Weitere Aufgaben
Laut § 13 und § 17 HinSchG hat der MSB leicht verständliche und erreichbare Informationen über das Meldeverfahren bereitzuhalten und das weitere Arbeitsprogramm vorzugeben.
Auswahlprozess
Interne vs. Externe Besetzung
Ein interner MSB kennt das Unternehmen gut, während ein externer MSB als Outsourcing-Dienstleistung fungiert.
Falls eine externe Ombudsperson als Meldestellenbeauftragter fungieren soll, können wir Sie gerne bei der Auswahl unterstützen. Sie können natürlich auch Ihren bestehenden Dienstleister als zuständige Person bei whistly einbinden.
Wer ist nicht geeignet?
Es wird oft empfohlen, weder den CEO noch den Head of HR als MSBs einzusetzen. Obwohl es aus rechtlicher Sicht keine absolute Vorgabe gibt, sollte laut HinSchG die sonstige Tätigkeit der MSBs im Unternehmen nicht zu Interessenkonflikten führen. Unsere Empfehlung ist, keine Personen mit "Hire and Fire" Verantwortung als MSBs zu benennen, um die Bereitschaft zur Meldung zu erhöhen. C-Level Positionen sind daher generell nicht zu empfehlen. Man kann Interessenkonflikte auch nicht vollständig eliminieren, selbst wenn man die Fallbearbeitung an eine externe Kanzlei auslagert. Es sollte nicht vergessen werden, dass es sich um die interne Meldestelle handelt, mit dem Ziel, dass das Unternehmen selbst schnell Verstöße identifizieren und beheben kann.
Interessenkonflikte minimieren
Durch Funktionen in whistly, bei denen die hinweisgebenden Personen die Administratoren selbst auswählen können, können Interessenkonflikte reduziert werden.
Schulung und Weiterbildung
Regelmäßige Schulungen sind erforderlich, um die notwendige Fachkunde gemäß § 15 HinSchG nachzuweisen. Für Empfehlungen, schreiben Sie uns gerne unter contact@whistly.org