Eine zentrale Forderung des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG) betrifft die Einrichtung eines internen Beschwerdesystems in Unternehmen. Dieses System ermöglicht es Personen, Bedenken bezüglich Menschenrechtsverletzungen, Umweltbelangen oder Verstößen gegen menschenrechts- und umweltbezogene Pflichten zu äußern.
Der vollständige Gesetzestext ist hier verfügbar: Link zum Gesetzestext.
Anforderungen an das unternehmensinterne Beschwerdesystem gemäß LkSG
Unternehmen sind dazu verpflichtet sicherzustellen, dass ein angemessenes internes Beschwerdesystem eingerichtet wird, welches es Einzelpersonen ermöglicht, Hinweise auf potenzielle Verstöße gegen menschenrechtsbezogene oder umweltbezogene Verpflichtungen abzugeben. Dieses Beschwerdesystem gilt sowohl für den eigenen Unternehmensbereich als auch für den Bereich eines direkten Zulieferers.
Es ist erforderlich, dass das Unternehmen eine schriftliche Verfahrensordnung festlegt, welche öffentlich zugänglich ist. Personen, die mit der Umsetzung dieses Verfahrens beauftragt sind, müssen Unparteilichkeit gewährleisten können. Darüber hinaus muss das Unternehmen klare und verständliche Informationen zur Erreichbarkeit, Zuständigkeit und Durchführung des Beschwerdesystems öffentlich zugänglich machen.
Wie funktioniert die Umsetzung konkret mit whistly?
1. Anpassung der Hinweiskategorien
Aufnahme von Hinweiskategorien im System, die unter das LkSG fallen, wie zum Beispiel ‘Menschenrechte’ und ‘Umweltschutz’
Hier finden Sie eine ausführliche Erklärung wie Hinweiskategorien angepasst werden.
2. Anpassung der Unternehmensbereiche
Aufnahme von Unternehmensbereich ‘Lieferkette’.
Hier finden Sie eine ausführliche Erklärung wie Unternehmensbereiche angepasst werden.
3. Einstellung des User Managements
Aufteilung der Meldestellenbeauftragten nach Hinweiskategorie und Bereich einfach in den Einstellungen möglich (z.B. Person A bearbeitet Hinweise nach Hinweisgeberschutzgesetz und Person B nach LkSG).
Hier finden Sie eine ausführliche Erklärung wie die Zuständigkeiten angepasst werden.
4. Aktivierung des Feedback-Formulars
Im Fragenkatalog der BAFA zur Berichterstattung nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) wird gefragt, wie potenziell Beteiligte in die Entwicklung, Überprüfung und Verbesserung des Beschwerdeverfahrens einbezogen werden.
Um hinweisgebenden Personen die Möglichkeit zu geben, Feedback zum Beschwerdeverfahren zu hinterlassen, kann in whistly ein dediziertes Feedback-Formular aktiviert werden.
Klicken Sie dafür in den Einstellungen auf Feedback-Formular.
Anschließend setzen Sie die Funktion Hinweisgebern die Möglichkeit geben, Feedback zu geben auf Ja.
Nun finden Sie auf Ihrer digitalen Meldestelle den Text Hier können Sie uns Feedback geben.
Das anschließend erscheinende Feedback Formular ist standardisiert nach den Vorgaben der BAFA.
5. Bereitstellung & Kommunikation der digitalen Meldestelle
Wenn ein Unternehmen vom Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) betroffen ist, sollte es beachten, dass es verpflichtet ist, digitale Meldestellen öffentlich zugänglich zu machen, auch für Dritte. Aus diesem Grund empfehlen wir dringend, diese Meldestellen auf Ihrer Website zu integrieren. Dadurch wird es für potenziell Betroffene und Interessierte einfacher, auf die Meldestellen zuzugreifen und mögliche Verstöße gegen menschenrechtsbezogene oder umweltbezogene Pflichten zu melden.
Mehr zu Einbindung der Meldestelle auf Ihrer Website finden Sie hier.