Wie geht man mit Hinweisen operativ um? Wir zeigen ein paar Guidelines an denen sich Meldestellenbeauftragte orientieren können.
Schritt 1: Bestätigung des Eingangs
Nach Eingang des Hinweises, sollte in jedem Fall der hinweisgebenden Person der Eingang des Hinweises bestätigt werden. Dies kann mündlich oder schriftlich erfolgen, aber es ist wichtig, dass der Meldestellenbeauftragte alle relevanten Details aufzeichnet, um eine gründliche Untersuchung durchzuführen.
Wichtig: In Deutschland ist die Frist zur Bestätigung auf 7 Tage nach Eingang des Hinweises festgelegt worden.
Wie funktioniert das bei whistly?
Nutzen Sie in der whistly Plattform die Chat-Funktion, um der Eingang eines Hinweises zu bestätigen. Hier geht es zur Anleitung.
Schritt 2: Überprüfung der Relevanz
Sobald der Hinweis empfangen wurde, sollte die meldestellenbeauftragte Person prüfen, ob der Hinweis in den Anwendungsbereich von Whistleblowermeldungen fällt. Dazu gehören (laut Hinweisgeberschutzgesetz):
- Verstöße, die strafbewehrt sind
- Verstöße, die bußgeldbewehrt sind, soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient
- sonstige Verstöße gegen Rechtsvorschriften des Bundes und der Länder sowie unmittelbar geltende Rechtsakte der Europäischen Union und der Europäischen Atomgemeinschaft
- Verstöße gegen bundesrechtlich und einheitlich geltende Regelungen für Auftraggeber zum Verfahren der Vergabe von öffentlichen Aufträgen und Konzessionen und zumRechtsschutz in diesen Verfahren ab Erreichen der jeweils maßgeblichen EU-Schwellenwerte
- Verstöße, die von § 4d Absatz 1 Satz 1 des Finanzdienstleistungsaufsichtsgesetzes erfasst sind, soweit sich nicht aus § 4 Absatz 1 Satz 1 etwas anderes ergibt
- Verstöße gegen für Körperschaften und Personenhandelsgesellschaften geltende steuerliche Rechtsnormen
- Verstöße in Form von Vereinbarungen, die darauf abzielen, sich in missbräuchlicher Weise einen steuerlichen Vorteil zu verschaffen, der dem Ziel oder dem Zweck des für Körperschaften und Personenhandelsgesellschaften geltenden Steuerrechts zuwiderläuft
- Verstöße gegen Artikel 101 und 102 des Vertrages über die Arbeitsweise der Europäischen Union sowie Verstöße gegen die in § 81 Absatz 2 Nummer 1, 2 Buchstabe a und Nummer 5 sowie Absatz 3 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen genannten Rechtsvorschriften
Dem Unternehmen ist freigestellt auch darüber hinausgehende Hinweise zu bearbeiten (z.B. falls auf etwas hingewiesen wird, dass gegen die internen Unternehmenrichtlinien verstößt).
Wenn beides nicht zutrifft, sollte der Meldestellenbeauftragte die hinweisgebende Person an eine alternative zuständige Stelle verwiesen und sie darauf hinweisen, dass keine weiteren Schritte unternommen werden.
Schritt 3: Überprüfung der Stichhaltigkeit
In dem Fall, dass der Hinweis als relevant klassifiziert wurde, sollte im nächsten Schritt die Stichhaltigkeit des Hinweises überprüft werden. Mit folgenden Leitfragen können Meldestellenbeauftragte die Stichhaltigkeit vorprüfen:
- Sind alle notwendigen Informationen zur Einleitung einer Überprüfung in dem Hinweis vorhanden?
- Gibt es in dem Hinweis Inkonsistenzen oder logische Brüche?
In dem Fall, wo nicht ausreichend Informationen zur Verfügung stehen oder es erhebliche Inkonsistenzen in dem Hinweis gibt, sollte der Meldestellenbeauftragte mit dem Whistleblower über das Hinweisgebersystem Kontakt aufnehmen und nach weiteren Informationen bzw. Aufklärung bitten.
Falls weiter keine ausreichenden Informationen eingereicht werden, können Meldestellenbeauftragte das Verfahrens wegen fehlender Stichhaltigkeit einstellen und den Hinweisgeber (spätestens 3 Monate nach Empfangsbestätigung) informieren.
Schritt 4: Ableitung der Folgemaßnahmen mit Entscheidungsträgern
Falls die Prüfung der Stichhaltigkeit positiv ausgefallen ist, sollte der Meldestellenbeauftragte ausgewählte Entscheidungsträger involvieren (Wichtig: auch dies muss in der Datenschutzerklärung festgehalten werden). Dies kann das Management, die Rechtsabteilung oder andere relevante Abteilungen sein.
Gemeinsam mit den entsprechenden Entscheidungsträgern sollte der Hinweis besprochen werden und entsprechende Folgemaßnahmen abgeleitet werden.
Mögliche Folgemaßnahmen in diesem Schritt sind:
- Einleitung einer internen Untersuchung
- Abgabe der Untersuchung an externe Stelle (zuständige Arbeitseinheit für interne Ermittlungen oder zuständige Behörde)
Die Entscheidung ob die Überprüfung intern oder durch eine externe Instanz erfolgen soll, hängt von der Art und dem Umfang des Hinweises ab (Wichtig: Wenn eine externe Partei in der Untersuchung involviert wird, muss der Hinweisgeber zustimmen, falls seine Identität der Partei offen gelegt werden sollte - dies sollte in der Datenschutzerklärung für das Hinweisgebersystem aufgeführt sein).
Die Ableitung der Folgemaßnahmen sollte gründlich dokumentiert werden.
Schritt 5: Durchführung einer Untersuchung
Während der Untersuchung ist es wichtig, dass alle relevanten Daten und Beweise gesammelt werden, einschließlich der Befragung der betroffenen Personen, um eine fundierte Entscheidung treffen zu können.
Faustregel: Involvieren Sie immer nur die minimale Anzahl an Personen die notwendig ist um die Untersuchung sorgfältig durchzuführen.
Vertraulichkeitsschutz: Die Identität von allen im Hinweis genannten Personen und dem Hinweisgeber selbst sind geschützt. Die Identität kann nur in Ausnahmefällen nach §9 HinSchG offengelegt werden.
Es ist auch wichtig, dem Hinweisgeber über den Fortschritt der Untersuchung auf dem Laufenden zu halten, solange es den Schutz der vertraulichen Informationen und des Whistleblowers nicht beeinträchtigt.
Es ist unerlässlich, dass die Untersuchung sorgfältig, gründlich und unvoreingenommen durchgeführt wird, um eine objektive Beurteilung der Fakten zu ermöglichen und sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen berücksichtigt werden. Darüber hinaus müssen alle Beteiligten, einschließlich des Whistleblowers und der betroffenen Personen, angemessen geschützt werden, um sicherzustellen, dass keine Diskriminierung oder Bestrafung stattfindet.
Schritt 6: Feedback an den Hinweisgeber
Schließlich sollte der Meldestellenbeauftragte dem Whistleblower Feedback zu den ergriffenen Folgemaßnahmen des Hinweises geben. Rein rechtlich gesehen, reicht es dem Hinweisgeber mitzuteilen ob:
- eine interne Untersuchung durchgeführt wird
- eine externe Untersuchung durchgeführt wird
- das Verfahren auf Grund von Mangel an Beweisen oder anderen Gründen eingestellt wird
- der Hinweisgeber an eine andere Stelle verwiesen wird
Im Falle einer laufenden Untersuchung empfehlen wir dennoch, dass der Meldestellenbeauftragte mit dem Hinweisgeber in Kontakt bleibt und ihn (ohne die Integrität von Dritten zu verletzen) bei der laufenden Untersuchungen auf dem notwendigen Kenntnisstand hält.
Schritt 7: Löschung der Dokumentation
Alle oben genannten Schritte sollten umfassend dokumentiert und aufbewahrt werden. Bei Ablauf der Frist nach Abschluss des Verfahren müssen alle personenbezogenen Daten mit Bezug auf den Hinweis gelöscht werden. Eine Übersicht der die Löschfristen in den jeweiligen Ländern finden Sie hier.